Одним из факторов, оказывающих существенное влияние на экономию топлива и смазочных материалов, является правильно поставленный оперативный учет. Основным документом первичного учета работы автомобиля является путевой лист, заполняемый перед выездом автомобиля на линию, в котором записываются: задание шоферу, время выезда и возвращения автомобиля, показания спидометра, наличие топлива в баках. Количество топлива в баках автомобиля и показания спидометра должны соответствовать тем показаниям, которые были по возвращении автомобиля в парк записаны в предыдущем путевом листе.
Перед возвращением автомобиля в гараж производится его дозаправка до полного уровня, после чего подсчитывается фактический расход топлива. Он равен количеству топлива, имеющегося в баках перед выездом автомобиля на линию и дозаправленного в пути, за вычетом количества топлива, имеющегося в баках.
При обслуживании автомобилей собственными заправочными пунктами автопредприятий нефтепродукты отпускают по раздаточным ведомостям и путевому листу или требованию. Если автомобили заправляются на АЗС , то шофер получает по ведомости талоны на требуемое количество топлива, которое заносится в учетный лист. В этом случае шофер по приезде в парк сдает талоны, оставшиеся после заправки, согласно которым и остатку в баках автомобиля определяют фактический расход топлива. Бухгалтерия обрабатывает полученные данные, а на заправочном пункте и в баках автомобиля на 1-е число каждого месяца снимают фактические остатки, которые сличают с данными бухгалтерского учета и выявляют поступление и фактический расход нефтепродуктов в количественном и денежном выражении.
По данным учета бухгалтерия начисляет премии: водителям - до 25% стоимости сэкономленного бензина и до 12% стоимости дизельного топлива; рабочим, занятым регулировкой двигателей и узлов системы питания и электрооборудования - до 3% стоимости сэкономленного топлива на всех закрепленных за ними автомобилях (с учетом перерасхода топлива по отдельным автомобилям) ; инженерно-техническим работникам, непосредственно осуществляющим руководство работами по регулировке двигателей и узлов системы питания, электрооборудования и учета расхода топлива автомобилями - до 2% стоимости сэкономленного топлива (с учетом перерасхода по отдельным автомобилям).
За перерасход топлива сверх установленных норм по вине водителей с них производится удержание в установленном порядке 60% стоимости перерасходованного бензина и 35% стоимости перерасходованного дизельного топлива.